Stand: 15.1.2019

Datenschutzhinweis

- Bewerberinnen und Bewerber-

Nachfolgend informieren wir Sie über Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die DLA Piper Uk LLP, im Folgenden "die Kanzlei" im Zusammenhang mit der Durchführung Ihres Bewerbungsverfahrens und der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Der Begriff der Beschäftigten ist weit zu verstehen und umfasst Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Beschäftigte in ihrer Berufsbildung, Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben sowie an Abklärungen der beruflichen Eignung oder Arbeitserprobung (Rehabilitandinnen und Rehabilitanden), Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind (z.B. in Heimarbeit Beschäftigten und die ihnen Gleichgestellten) sowie Bewerberinnen und Bewerber und Personen, deren Beschäftigungsverhältnis beendet ist. Sofern es zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses kommt, werden Sie gesondert über die weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informiert.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann. Verarbeitung meint jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten ist:

DLA Piper UK LLP, Augustinerstr. 10, 50667 Köln, datenschutz@dlapiper.com

Bei Anliegen zum Datenschutz können Sie sich auch an unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten wenden:

Bernd Fuhlert

bernd.fuhlert@add-yet.de

Fon: +49 2175 1655 0

2. Welche Daten verarbeiten wir und aus welchen Quellen stammen diese?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihrer Bewerbung von Ihnen erhalten (z.B. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Referenzen) sowie solche, die wir bei der Durchführung von Ihnen oder über Sie erheben (z.B. E-Mails, Gesprächsnotizen, interne Bewertungen, Ergebnisse von Sicherheitsüberprüfungen (soweit einschlägig), Informationen aus Bewerbungsgespräch oder Assessmentcenter). Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Webseiten, Presseberichten, sozialen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

Zu den relevanten personenbezogenen Daten gehören:

Stammdaten (z.B. Name, Titel, akademischer Grad, Geschlecht, Geburtstag und -ort und Staatsangehörigkeit, private Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mailadresse), Familienstand, Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis, Ausweiskopien, Fotos, Sprachkenntnisse, Angehörige und deren Kontaktdaten),

Bewerbungsdaten (z.B. Bewerbung und Lebenslauf, Referenzen, Zeugnisse, Ergebnisse von Sicherheitsüberprüfungen (soweit einschlägig), Informationen aus Bewerbungsgespräch oder Assessmentcenter),

Gesundheitsdaten (z.B. arbeitsmedizinische Untersuchungen, Krankheiten, erkrankungsbedingte Hilfsmittel, Behinderungen),

Datenschutzrechtliche Erklärungen (z.B. Einwilligungserklärungen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten; Erklärungen zum Widerruf von Ihnen erteilter Einwilligungen; Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten; Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenüber-tragbarkeit einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen).

Angaben zur Religionszugehörigkeit, aus denen religiöse und weltanschauliche Überzeugungen hervorgehen können

Angaben zum Familienstand (Ehe oder eingetragene Lebenspartnerschaft) aus denen gegebenenfalls die sexuelle Orientierung hervorgehen kann.

3. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses auf Basis des § 26 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Soweit erforderlich, verarbeiten wir personenbezogenen Daten zur Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit auf Grundlage des § 22 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. c) BDSG. Weitere besondere Kategorien personenbezogener Daten (d.h. Angaben zu aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung) verarbeiten wir gegebenenfalls zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht (z.B. Fragerecht des Arbeitgebers) nach § 26 Abs. 3 BDSG.

Wenn wir Ihre konkrete Bewerbung ablehnen, Ihre Bewerbungsunterlagen aber weiterhin speichern möchten, um bei weiteren Stellen auf Sie zukommen zu können, holen wir hierzu Ihre Einwilligung ein, welche Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

Sofern es bei abgelehnten Bewerbern zu anschließenden gerichtlichen oder außergerichtlichen Auseinandersetzungen kommt, verarbeiten wir personenbezogenen Daten außerdem zur Wahrung unser berechtigten Interessen auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1, Unterabs. 1 Buchst. f) Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unser berechtigtes Interesse liegt hierbei in der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Sofern hierzu besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden müssen, erfolgt dies auf Basis des Art. 9 Abs. 2 Buchst. f) DSGVO

4. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten?

Im Rahmen der Durchführung des Bewerbungsverfahrens müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Sofern Sie uns personenbezogene Daten aufgrund einer gesetzlichen oder vertraglichen Pflicht bereitstellen müssen, weisen wir Sie hierauf bei der Erhebung der Daten unter Verweis auf die jeweilige Pflicht hin. Stellen Sie uns die jeweiligen Daten nicht zur Verfügung, können wir das Bewerbungsverfahren u.U. nicht weiter fortsetzen und können Sie nicht einstellen.

5. Wer bekommt meine Daten?

Aufgrund der Größe und Komplexität der Datenverarbeitung durch die Kanzlei ist es nicht möglich, jeden Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Datenschutzhinweis einzeln aufzuführen, weshalb in der Regel lediglich Kategorien von Empfängern angegeben werden.

Innerhalb der Kanzlei erhalten diejenigen Stellen ihre Daten, die diese im Rahmen ihrer Tätigkeit benötigen (z.B. die Personalverwaltung, Rechtsabteilung, IT).

Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter) können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Hierzu gehören u.a.:

  • GSC; Bewerbungsunterlagen

Darüber hinaus geben wir Ihre personenbezogenen Daten an folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern weiter, die als datenschutzrechtlich Verantwortliche agieren:

  • Andere Gesellschaften der DLA Piper-Gruppe im Rahmen zentralisierter Funktionen und Personalentwicklung,
  • Externe Berater der DLA Piper Gruppe (z.B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer),
  • Behörden im Rahmen deren Zuständigkeit (z.B. Finanzamt, Polizei, Staatsanwaltschaft),
  • Gerichte,
  • Sonstige Dritte, soweit Sie uns anweisen Daten weiterzugeben oder Ihre Einwilligung erteilen.

6. Werden Daten in ein Drittland übermittelt?

In der Regel übermitteln wir Ihre Daten nicht in Drittländer (Länder die weder Mitglied der Europäischen Union noch des Europäischen Wirtschaftsraums sind) oder an internationale Organisationen.

Ausnahmen bestehen, wenn Sie für Büros in Drittländern tätig werden wollen. Zudem können sich einige unserer IT-Service-Dienstleister in Drittländern befinden. In Einzelfällen können personenbezogene Daten auch an Behörden und Gerichte in Drittländern weitergegeben werden.

Bitte beachten Sie, dass nicht in allen Drittländern ein von der Europäischen Kommission als angemessen anerkanntes Datenschutzniveau besteht. Für Datenübermittlungen in Drittländer, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau besteht, haben wir angemessene Maßnahmen getroffen, wie z.B. der Abschluss sog. Standarddatenschutzklauseln, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Sie können eine Kopie dieser Maßnahmen erhalten. Bitte nutzen Sie hierzu an die unten genannten Kontaktinformationen.

7. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten hängt vom Ausgang des Bewerbungsverfahrens ab.

Kommt es zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer ihres Beschäftigungsverhältnisses, was auch die Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses umfasst. Über die weitere Verarbeitung werden Sie in diesem Fall gesondert informiert.

Wenn wir Ihre Bewerbung ablehnen, werden die Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung automatisch gelöscht. Dies dient der Sicherstellung der Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) oder sonstigen rechtlichen Auseinandersetzungen. Sofern es tatsächlich zu gerichtlichen oder außergerichtlichen Auseinandersetzungen kommt, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten jedenfalls für die Dauer des Verfahrens sowie im Anschluss, um verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) ergeben, nachzukommen. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre. Wird von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen kein Anstellungsvertrag mit dem Bewerber geschlossen, so werden die Bewerbungsunterlagen drei Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung automatisch gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung speichern, um bei erneuten Vakanzen auf Sie zukommen zu können, speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung oder bis wir die Speicherung nicht mehr für erforderlich halten. Im letzteren Fall informieren wir Sie über die Löschung.

8. Welche Rechte habe ich?

Als betroffener Person stehen Ihnen die folgenden Datenschutzrechte zu:

Auskunft nach Art. 15 DSGVO:

Sie haben das Recht, Auskunft über die bei der Kanzlei über Sie gespeicherten Daten und den Umfang der von der Kanzlei vorgenommenen Datenverarbeitung und -weitergabe zu verlangen und eine Kopie der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten.

Berichtigung nach Art. 16 DSGVO:

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger sowie die Vervollständigung unvollständiger bei der Kanzlei über Sie gespeicherter personenbezogener Daten zu verlangen.

Löschung nach Art. 17 DSGVO:

Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung der bei der Kanzle über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine Gründe für eine weitere Speicherung vorliegen.

Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO:

Sie haben das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung (d.h. die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken) zu verlangen. Die Voraussetzungen sind:

- Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird Ihnen bestritten und die Kanzlei muss die Richtigkeit der personenbezogenen Daten überprüfen;

- die Verarbeitung ist unrechtmäßig, Sie lehnen die Löschung der personenbezogenen Daten jedoch ab und verlangen stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten;

- Die Kanzlei benötigt Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, Sie benötigen die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

- Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt und es steht noch nicht fest, ob die berechtigten Gründe der Kanzlei gegenüber Ihren überwiegen.

Im Fall einer Einschränkung der Verarbeitung dürfen diese personenbezogenen Daten - von ihrer Speicherung abgesehen - nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Datenübertragbarkeit:

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines Vertrags mit Ihnen (einschließlich Ihres Beschäftigungsvertrags) automatisiert verarbeiten, haben Sie das Recht, die Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch die Kanzlei zu übermitteln. Sie haben zudem das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von der Kanzlei an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und sofern hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

Widerspruch:

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der Kanzlei übertragen wurde oder auf Grundlage der Interessenabwägung erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung zu widersprechen. Wir werden die Verarbeitung der jeweiligen personenbezogenen Daten nur fortsetzen, wenn wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Soweit wir Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf eine Interessenabwägung stützen, gehen wir grundsätzlich davon aus, dass zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen können, werden jedoch selbstverständlich jeden Einzelfall prüfen.

Widerruf einer Einwilligung:

Sofern Sie eine Einwilligung in Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Beschwerde:

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht gemäß Art. 77 GSVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestraße 2-4

40213 Düsseldorf

9. Kontakt

Wenn Sie fragen zu diesem Datenschutzhinweis oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch unsere Kanzlei haben oder Ihre Datenschutzrechte geltend machen wollen, nutzen Sie bitte folgende Kontaktmöglichkeiten:

Datenschutzbeauftragter:

Bernd Fuhlert

bernd.fuhlert@add-yet.de

Fon: +49 2175 1655 0